Hur man skriver ut e-postmeddelanden och bilagor automatiskt

Att vara framgångsrik i dagens värld har mycket att göra med att hitta pålitliga, automatiska lösningar som kommer att påskynda ditt arbetsflöde och göra ditt jobb enklare. Om du arbetar inom telesälj, detaljhandel eller liknande sektor är det troligt att du får många e-postbilagor med beställningar och kvitton som måste skrivas ut. Men om du måste skriva ut saker ofta kan det snabbt bli ett heltidsjobb. I en sådan situation kommer automatiskt utskrift av dina e-postbilagor att frigöra mycket av din tid.

Men kom ihåg att denna automatiseringsprocess inte kan göras via en webbapp som Gmail.com eller Outlook.com. Hittills är det bara e-postklienter som kan uppnå denna funktion. Chrome och Firefox har ett antal tillägg / tillägg som gör det enkelt och snabbare att skriva ut e-postbilagor, men de kan inte automatisera hela processen.

Använda e-postklienter för att automatiskt skriva ut e-postbilagor

Med hjälp av en e-postklient som Outlook eller Thunderbird öppnas en helt ny väg för automatiseringsmöjligheter. Med rätt tillägg, tillägg och / eller skript kan du konfigurera din e-postklient för att skriva ut valfri kö, inklusive din inkorg. Du kan sedan ställa in specifika regler för att skriva ut e-postmeddelandet följt av bilagan, eller skriva ut bilagan exklusivt. Du kan bli ännu mer specifik genom att konfigurera din e-postklient för att skriva ut baserat på avsändaren eller baserat på filtypen för bilagan.

Obs! Din e-postleverantör är inte viktig. Så länge du använder en dedikerad e-postklient som Outlook eller Thunderbird, bör detta fungera med alla e-postleverantörer (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) om de är korrekt konfigurerade.

Om du använder Outlook finns det många betalda tillägg som gör att du enkelt kan göra detta. Här är några bra exempel:

  • Office-tillägg
  • EZDetach
  • Automatisk utskrift
  • Utskriftsverktyg för Outlook

Obs!  Alla tilläggen ovan kostar över $ 20, men de flesta kommer att erbjuda en testperiod.

Om du inte vill spendera pengar finns det gratis alternativ för att automatisera utskriften av dina e-postbilagor. Men kom ihåg att du måste spendera lite tid på att anpassa din e-postklient. Om du bestämmer dig för att gå denna väg, låt oss göra ditt jobb enklare. Vi har inkluderat tre steg-för-steg-metoder som hjälper dig att uppnå denna funktionalitet med ditt e-postkonto.

Den mest eleganta lösningen som automatiskt skriver ut e-postmeddelanden och e-postbilagor är att använda en dedikerad programvara. Men att konfigurera en extern e-posthanterare för att automatisera denna process kommer så småningom att kräva att du spenderar lite pengar. Följ metod 1 för att konfigurera Automatic Email Manager 6 för att skriva ut dina e-post- och e-postbilagor. De erbjuder en testperiod på 30 dagar, så du kan prova gratis innan du spenderar pengar.

Den andra metoden ( metod 2 ) innebär att man lägger till ett VBA-skript och en regel i Outlook. Även om det kommer att kräva att du blir ganska teknisk, är det den mest effektiva guiden av de två. Om du inte är särskilt förtjust i Outlook kan du gå en annan väg ( metod 3 ) och använda Thunderbird tillsammans med två tillägg för att automatiskt skriva ut din e-post.

När du är redo att börja, följ en av metoderna nedan för att automatisera utskriften av dina e-postbilagor. Låt oss börja.

Metod 1: Använd automatisk e-posthanterare 6 för att skriva ut e-postbilagor

Om du inte använder en dedikerad e-postklient som Outlook eller Thunderbird är det den mest pålitliga lösningen att konfigurera en extern e-posthanterare. Automatisk e-posthanterare 6  låter dig ansluta valfri e-postruta inklusive POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo och listan fortsätter.

Programvaran låter dig definiera specifika åtgärder med hjälp av ett intuitivt regelsystem. Det gör att du kan skriva ut från specifika avsändare eller bara skriva ut bilagorna från e-postmeddelandena. Följ guiden nedan för att installera och konfigurera Automatic Email Manager 6 för att automatiskt skriva ut e-post och e-postbilagor:

  1. Ladda ner installationsprogrammet från den officiella webbplatsen. Om du vill testa det först klickar du på Ladda ner demo.

  2. Öppna Automatic Email Manager och följ anvisningarna på skärmen för att installera den på ditt system.

  3. Starta applikationen och sätt in ett namn som kommer att användas för din kontoreferens. Välj sedan E-post med den här adressen och infoga din e-postadress från vilken du vill skriva ut e-postmeddelandena. Slutligen trycker du på Nästa för att fortsätta.

  4. Välj din e-posttyp från listan. Om din e-postleverantör inte finns i den fördefinierade listan väljer du alternativet fördefinierad e-postleverantör och letar efter din e-postkonfiguration. Klicka på Nästa för att gå vidare.

  5. I nästa fönster, börja med att kontrollera om e-postens serveradress är korrekt. Om det är så, sätt in din e-postadress och lösenord i rutorna nedan. Klicka sedan på Testanslutning för att se till att din konfiguration fungerar. Slutligen, slå Nästa .

  6. Ställ in kontrollintervallet för ditt konto efter dina behov. Du kan också konfigurera den så att den bara kontrolleras under dina arbetsdagar genom att klicka på Advanced Scheduler . Klicka på Nästa för att gå vidare.

  7. Klicka sedan på Lägg till åtgärd. Välj Skriv ut bilagor eller Skriv ut e-postadress , beroende på vad du behöver. Klicka på Nästa och välj den skrivare som du vill använda.

  8. Du har då möjlighet att tillämpa ett visst filter genom att välja Nej . Om du vill att åtgärden ska tillämpas hela tiden väljer du Ja . Slutligen, tryck Ok för att bekräfta den åtgärd du just skapat.

    Obs: Om du vill att programvaran ska skriva ut både e-postmeddelandet och bilagorna, fortsätt och skapa en andra åtgärd med det andra scenariot. Om t.ex. din första åtgärd handlade om att skriva ut bilagor, skapa en andra som kommer att skriva ut brödet i e-postmeddelandet.

När du träffar OK , automatisk e-manager kommer att börja kontrollera din inkorg och skriva ut något som uppfyller de kriterier som du tidigare fastställda.

Metod 2: Använda Outlook för att automatiskt skriva ut e-postbilagor

Outlook är den mest populära e-postklienten, så om ditt jobb kretsar kring ditt e-postkonto är chansen att du redan använder det. Outlook är mycket konfigurerbart och låter dig skriva ut bilagor till inkommande e-postmeddelanden.

För att göra detta ska vi skapa ett VBA-skript i Outlook och sedan använda det med en Outlook-regel. Här är en fullständig genomgång av hela processen:

Obs! Följande steg är bekräftade att de fungerar i Outlook 2016. Även om vi inte har testat med äldre versioner, bör manuset nedan teoretiskt fungera med alla Outlook-versioner ända tillbaka till Outlook 2010.

Skapa ett VBA-skript + -regel för att automatiskt skriva ut e-postbilagor i Outlook

  1. Öppna Outlook och öppna fliken Utvecklare från verktygsfältet och klicka sedan på Visual Basic- knappen.

    Obs! Om du inte ser fliken Utvecklare, gå till Arkiv och klicka på Alternativ. Därifrån klickar du på fliken Anpassa band och markerar rutan bredvid Utvecklare . Tryck Ok för att bekräfta. Nu ska fliken Developer vara synlig i menyfliken längst upp på skärmen.

  2. När Microsoft Visual Basic for Applications-fönstret är aktivt expanderar du Project1- trädet (till vänster). Dubbelklicka sedanThisOutlookSession .

  3. Klistra in följande skriptkod i Project1-fönstret (till höger): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

    Vid fel GoTo OError'Detects tillfällig mapp

    Dim oFS Som FileSystemObject

    Dim sTempFolder som sträng

    Ställ in oFS = New FileSystemObject

    'Tillfällig mappplats

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Skapar en speciell Temp-mapp

    cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" & Format (nu, "yyyymmddhhmmss")

    MkDir (cTmpFld) 'Sparar och skriver ut bilagan

    Dim oAtt Som Bilaga

    För varje artikel i bilagan

    Filnamn = oAtt.filnamn

    FullFile = cTmpFld & "\" & FileName'Spara bilagan

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Skriver ut bilagan

    Ställ in objShell = CreateObject (“Shell.Application”)

    Ställ in objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Ställ in objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Nästa oAtt'Rengör temp-filer

    Om inte oFS är ingenting, ställ in oFS = ingenting

    Om inte objFolder är ingenting, ställ sedan objFolder = ingenting

    Om inte objFolderItem är ingenting, ställ sedan objFolderItem = ingenting

    Om inte objShell är ingenting ska du ange objShell = NothingOError:

    Om fel 0 då

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Beskrivning

    Err.Clear

    Avsluta om

    Avsluta SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Ställ in objShell = CreateObject (“Shell.Application”)

    Ställ in objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Ställ in objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“skriv ut”)

    Nästa oAtt

    Om inte oFS är ingenting, ställ in oFS = ingenting

    Om inte objFolder är ingenting, ställ sedan objFolder = ingenting

    Om inte objFolderItem är ingenting, ställ sedan objFolderItem = ingenting

    Om inte objShell är ingenting, ställ sedan in objShell = ingenting

    Fel:

    Om fel 0 då

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Beskrivning

    Err.Clear

    Avsluta om

    Avsluta sub

    Avsluta sub

  4. När du klistrar in koden i Project1 , gå till Verktyg (i det övre avsnittet av skärmen) och klicka på Referenser.

  5. Rulla ned och markera rutan bredvid Microsoft Scripting Runtime. Klicka på OK för att spara ditt alternativ och stäng fönstret Referenser .

  6. Klicka nu på Spara- ikonen i det övre vänstra hörnet av Visual Basic- fönstret. Nu kan du stänga Visual Basic säkert .

  7. Gå sedan till Arkiv och klicka på Regler och varningar .

  8. Klicka på Ny regel  och klicka sedan på Tillämpa regel på meddelanden som jag får . Klicka på Nästa för att fortsätta.

  9. Nu måste du bestämma det villkor som måste uppfyllas. Om du vill att alla dina bilagor ska skrivas ut markerar du rutan bredvid " som har en bilaga". Klicka på Nästa för att fortsätta.

    Obs!  Om du inte vill skriva ut alla bilagor kan du använda ett annat tillstånd här. Skriptet ska också fungera med specifika avsändare eller specifika ord.

  10. I nästa fönster markerar du rutan nära kör ett skript. Klicka sedan på ett skript , markera ThisOutlookSession och tryck Ok . Klicka sedan på Slutför för att bekräfta.

  11. I fönstret Regler och varningar , se till att rutan bredvid regeln du just har skapat är markerad. När det är, tryckApply.

Det är allt. E-postbilagorna ska automatiskt komma ut ur skrivaren så snart du får dem.

Viktigt: Tänk på att detta bara fungerar när Outlook öppnas och ditt e-postkonto är konfigurerat på just den här datorn. Se också till att din skrivare är helt konfigurerad och har alla nödvändiga drivrutiner.

Metod 3: Använda Thunderbird för att automatiskt skriva ut e-post

Mozilla Thunderbird är en gratis e-postklient med öppen källkod. Gemenskapen bakom är mycket aktiv, så att du kan hitta många tillägg som kommer att lägga till den redan fantastiska funktionaliteten.

Återgå till uppgiften till hands - att konfigurera Thunderbird för att automatiskt skriva ut e-postmeddelanden är inte svårt, men det kräver att du investerar lite tid. Vi kommer att använda två tillägg: FitaQuilla och Printing Tools.

Obs! Tänk på att den här metoden inte skriver ut bilagan från ett e-postmeddelande. Det kommer bara att skriva ut titeln och kroppen för det mottagna e-postmeddelandet. Om e-postens kropp innehåller jpeg- eller png-filer kommer de också att skrivas ut.

Att konfigurera Thunderbird för att skriva ut e-postmeddelanden automatiskt är ganska enkelt. Den enda mindre nackdelen är FitaQuilla - tillägget uppdateras inte för att vara kompatibelt med den senaste versionen av Thunderbird, så du måste installera det manuellt.

Om du väljer att använda Thunderbird för att skriva ut dina e-postbilagor effektivt, följ guiden nedan.

Använda Thunderbird + FitaQuilla + utskriftsverktyg för att automatiskt skriva ut e-postbilagor

PS: Den här metoden kan fungera eller kanske inte.

  1. Ladda ner och installera den senaste versionen av Thunderbird från den officiella webbplatsen.
  2. Ladda ner FiltaQuilla och skrivaralternativ till ditt system.

  3. Öppna Thunderbird, tryck på menyikonen i det övre högra hörnet och klicka på Tillägg.

  4. Tryck på kugghjulsikonen och klicka på Installera tillägg från fil.

  5. Navigera till var du laddade ner tillägget, markera det och klicka på Öppna .

  6. Upprepa steg 4 och 4 med det andra tillägget och starta om Thunderbird.
  7. När Thunderbird öppnas igen, gå till tillägg> Tillägg och klicka på alternativknappen i PrintingTools .

  8. Välj de globala utskriftsalternativen och markera rutan bredvid Skriv ut utan dialogfönstret . Tryck Ok för att spara ditt val.

  9. Klicka på menyknappen igen och gå till Meddelandefilter> Meddelandefilter.

  10. Klicka på knappen Ny för att skapa ett nytt filter. Börja med att infoga ett namn för ditt filter. Markera sedan rutan bredvid Få ny e-post och filtrera den efter skräpklassificering . Därefter ställer du villkoret till Bilaga Status> Är> Har bilagor . Ställ slutligen den sista åtgärden till Skriv ut och tryck sedan på Ok för att spara.

  11. Gå tillbaka till fönstret Meddelandefilter och se till att filtret är aktiverat.

Det är allt. Din Thunderbird-e-postklient är nu konfigurerad för att automatiskt skriva ut e-postmeddelanden Se till att den är påslagen och att din e-postadress är korrekt konfigurerad i Thunderbird.